国际档案日信息化
1、档案的国际档案日
1948年6月9-11日,位于巴黎的联合国教科文组织(UNESCO)召开了一场专家会议,来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流,经大家讨论决定成立国际档案理事会(ICA)。会上通过了ICA的第一份章程,章程中指出,世界各国的档案工作者应共同努力“为了全人类”保护好档案,开展鉴定并提供利用;档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。
2007年11月,为了庆祝2008年6月9日ICA成立60周年纪念日,ICA全体成员在于加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定,将每年的6月9日定为国际档案日。 2013年,中华人民共和国国家档案局决定自2013年开始,将把每年的6月9日即“国际档案日”作为档案部门的宣传活动日。
国际档案日作为世界档案界一个盛大节日,为世界的档案工作者推动本国档案事业的发展提供了一个契机,有助于提升档案在大众、政治家、决策者以及赞助机构中的地位,鼓励新的用户和扩大用户基础,改变档案部门和档案专业的形象,让档案界发挥出它最充分的意义,从而建立起更大的信心和与社会的互动。
2、国际档案日的介绍
1948年6月9-11日,位于巴黎的联合国教科文组织(UNESCO)召开了一场专家会议,来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流,经大家讨论决定成立国际档案理事会(ICA)。会上通过了ICA的第一份章程,章程中指出,世界各国的档案工作者应共同努力“为了全人类”保护好档案,开展鉴定并提供利用;档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。
3、企业档案管理发展趋势有哪些
近年来,随着经济社会快速发展,企业内外环境发展急剧变化,企业档案管理呈现出一些新的发展趋势。
一、法规遵从
法规遵从(Regulatory Compliance)是指企业在业务活动中,要遵守各项法律法规和规章制度,而且能证明自身确实遵守了相关要求。档案记录了企业各项业务活动的依据、过程和结果,是企业守法、合规、诚信经营的可追溯性证明。实现法规遵从要求企业依法、有效地管理档案,保证信息的真实性、完整性、可用性和安全性,为企业活动提供合法性证明。
对法规遵从的强调,始于美国的《萨班斯法案》。2001年,包括安然能源、冠群电脑、世界通讯、施乐公司等在内的多家美国大公司,相继爆出伪造文件、销毁档案、进行财务欺诈的丑闻。为了重拾投资者信心,加强对企业的监管,2002年,美国国会通过《上市公司财务改革和投资者保护法案》(又称《萨班斯法案》,Sarbanes-Oxley Act),对在美上市公司的文件存档作出了严格规定,强调通过审计档案来审计企业行为,以实现对企业的监管。《萨班斯法案》规定,如果公司故意销毁、伪造文件、档案,将被处以罚款或最高20年的监禁。此后不久,美国证券交易委员会(SEC)对摩根斯坦利、美林、城市银行和德意志银行等券商处以巨额罚款,原因即是这些公司的电子邮件保存不全。2004年,巴塞尔银行监管委员会通过针对金融业的“新巴塞尔资本协定”(New Basel Capital Accord),对企业信息备存与电子举证机制的建立进行了规范。2008年,我国财政部、证监会、审计署、**和保监会联合颁布《企业内部控制基本规范》,对企业信息的真实完整、文件的存储和保管提出了要求。
上述法规有三个基本要求:一是数据存储(Storage)。要求企业的数据必须真实、完整地保存起来,直至法规和政策所规定的期限结束;数据保存期间,必须从技术上保证其不被修改和删除。二是安全利用(Access)。企业应充分保护数据中的隐私和情报成分,同时数据应该在安全存储的前提下被安全利用。三是审计(Account)。要求企业保留数据主体,同时对数据的访问过程进行封存,满足法规和政策的审计要求。法规遵从对企业档案管理提出了新的严格要求,也督促公司管理层更加重视档案管理。
二、资产化
资产是指对过去的交易或事项形成的、由企业拥有或控制的、预期会给企业带来经济利益的资源。档案的信息、知识属性决定了其经济价值,尤其是在知识经济时代,档案作为企业无形资产的地位更加凸现。国际标准《信息与文献—文件管理》(ISO15489)指出:“文件是有价值的信息资源和重要的企业资产。”国际标准《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》(ISO30300)进一步明确:“文件作为一种信息资源,是组织智力资本的一部分,因此也属于组织的资产。”我国档案行业标准《企业档案工作规范》(DA/T42)也强调:“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。”
在实践中,1992年上海海洋地质调查局在参与组建上海石油天然气公司时,以其东湖油气田勘探阶段所获得的档案估价1.2亿元作为注册资本认缴。2000年,欧盟估计,欧盟各国政府以电子文件为主体的信息资源蕴涵了4700亿欧元的价值。2000年英国发布了《信息资产登记》和《评估信息资产:政府组织机构电子文件的鉴定》,用于英国联邦政府机构对包括档案在内的信息进行资产登记和评估。2008年全国**代表、富润控股集团有限公司董事局**赵林中提出:要像“离任财务审计”一样,对党政机关、企事业单位法定代表人进行“离任档案审计”,并纳入《档案法》。将档案视为资产,进行登记、评估和审计,将成为企业档案管理的重要趋势之一。
三、企业文化
一流企业做文化,二流企业做技术,三流企业做产品。我国企业要做大做强,做成百年基业的卓越公司,必须努力培育良好的企业文化。而企业文化的培育离不开良好的档案管理。档案是企业历史的沉淀物,是公司文化的固化物。世界许多知名企业,如美国电话电报公司、福特汽车、IBM、西门子、巴斯夫、拜耳等,都十分重视档案管理,重视对企业历史的研究。这些公司的档案馆还收藏了大量具有文物价值的产品、纪念品等,兼具公司博物馆和工业文化遗产陈列馆的功能。我国许多企业档案部门也越来越重视挖掘企业历史与文化,弘扬公司的优秀传统、增加公司的历史积淀、提高公司的文化气质,促进公司竞争力提升和可持续发展。
四、标准化
标准化是人们在生产建设活动中,广泛地将科学研究成果和生产实践经验进行总结,形成共同准则,并加以普遍推行的活动。标准化内含着统一、简化、协调和最优化的基本原理。推行标准化是大规模社会化生产的基本要求。多年来,我国企业档案界一直强调推行标准化,但实际工作中,主要遵循的是国家标准和行业标准,而较少关注国际标准。随着经济全球化、经营跨国化,采用国际标准成为现代企业的基本趋势和必然要求。而且,许多国际标准反映了某一领域内的先进理念和最佳实践,卓越企业应该以权威的国际标准为指引。
档案管理领域的国际标准主要由ISO/TC46/SC11(国际标准化组织档案/文件管理分技术委员会)负责制订。目前,ISO/TC46/SC11制定的以下标准值得企业档案部门关注:《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》(ISO30300)、《信息与文献—文件管理系统—需求》(ISO30301)、《信息与文献—文件管理》(ISO15489)、《信息与文献—文件管理过程—文件元数据管理》(ISO23081)、《信息与文献—用于文件的工作过程分析》(ISO26122)、《信息与文献—文件数字化实施指南》(ISO13028)、《信息与文献—数字文件的转换和迁移流程》(ISO13008)和《信息与文献—电子环境下文件管理原则与功能需求》(ISO16175)等。
五、组织记忆
“记忆”原为生物学、心理学概念,是指个人在日常生活过程中有意识或无意识地对其经验、事物等的保存和再现。记忆是一个人生存和成长的基础。后来,社会学家提出了“集体记忆”“社会记忆”的概念。集体记忆是所属群体共同的精神财富、文化纽带。上世纪末,“记忆”被引入档案学领域。1996年加拿大档案学家特里·库克在第十三届国际档案大会上指出,全世界档案人员仍然在建造记忆宫殿。2000年第十四届国际档案大会上,西班牙国王胡安·卡洛斯指出:“档案馆是保存人类记忆的各种表现形式,保存社会记忆、个人记忆的最权威场所。”2004年第十五届国际档案大会主题即为“档案、记忆和知识”。ISO15489提出,文件给组织带来的收益之一即是“维护组织记忆、个人记忆或社会记忆”;ISO30300也强调,实施文件管理系统的目标之一是“维护企业或集体记忆并承担社会责任”。
管理学界也提出了“组织记忆”的概念。组织记忆是指将过去的知识应用于现在的活动,并以此来提高组织的业务水平,其本质上就是企业的经验性知识、历史性知识。组织记忆与组织智能、学**型组织、人工智能、知识管理系统、组织和个人发展等概念密切相关,甚至等同于知识管理。王兆祥等指出:“企业记忆系统是指企业内部通过识记、保持、回忆等方式,积累和保持知识的系统。它主要由以下要素组成的:企业内全部成员的大脑,文件、合同、档案资料、图书、电脑存储器等各种形式的信息存储介质等。”可见,档案是组织记忆的重要组成部分,传承组织记忆应该成为企业档案管理的重要目标。从组织记忆的角度审视档案,为企业档案管理提供了新的思路。
六、知识管理
在当今知识经济时代,知识是唯一有价值的资源,知识管理是企业管理的基本范式。知识管理有两种基本模式:一是编码化模式(Codification Mode),强调借助信息技术构建知识库,通过“人—文档—人”途径,实现对显性知识的管理与开发;二是人性化模式(Personalization Mode),强调投资于人力资源,培养知识交流氛围,通过“人—人”途径,实现对隐性知识的共享与利用。档案是企业显性知识的“沉积容器”和隐性知识显性化的“编码工具”。编码化知识管理本质上是一种知识化的、高级的档案管理。早在1994年,特里·库克就提出,档案工作者应该从实体保管者向知识提供者过渡。2002年,张斌提出:“企业档案是企业重要的知识资源,企业档案管理是企业知识管理的重要内容。”2007年,徐拥军进一步提出“档案知识管理模式”(“以知识管理为导向的档案管理”和“以档案管理为基础的知识管理”),认为档案管理应该向知识管理方向创新、拓展,知识管理可以从档案管理切入、起步。
早几年,由于忽视档案管理,知识无法固化,许多公司的知识管理失败了。近年来,越来越多的知识管理经理认识到,知识管理要落地,离不开档案管理。另一方面,许多企业档案部门也更加积极地参与知识管理,有的甚至成为公司知识管理的主导者或牵头单位。当前,企业档案管理在完成从实体管理到信息管理的发展后,正经历着从信息管理到知识管理、从知识管理向知识服务的过渡。
七、集成管理
集成是指将一些孤立的事物或元素通过某种方式集中在一起,产生联系,从而构成一个有机整体的过程。集成管理是为实现系统目标而进行的纵向与横向的整合与优化。企业档案管理领域的集成包括以下几个层面:一是资源集成,包括文件与档案的集成(一体化)、图书情报和文档的集成(一体化)、结构化数据和非结构化数据的集成。未来企业将不再严格区别文件与档案、图书情报与档案、结构化数据与非结构化数据,而是将它们都视为信息资源(信息内容)予以统一管理。二是系统集成,即档案管理系统与业务系统的集成。先期主要构建业务系统与档案管理系统的接口,实现业务系统的数据自动归档于档案管理系统;最终将实现档案管理系统与业务系统的无缝衔接。部分企业也可以不建设单独的档案管理系统,而是将档案管理功能嵌入业务系统中。三是流程集成,即将文件/档案管理嵌入业务流程中,以文件/档案信息流支撑业务流。四是标准集成,即将文件/档案管理纳入ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系、ISO27000信息安全管理体系。
八、风险管理
随着科学技术飞速发展和全球化快速推进,人类社会已经步入一个充满不确定性的“风险社会”。无论是自然灾害,如2008年汶川大地震、2011年日本地震海啸,还是人为灾难,如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克战争,都严重损毁了大量珍贵的档案,带来无法挽回的损失。“9.11”事件之后,世贸大楼许多公司因为业务数据全部被毁,没能再恢复运营,而摩根斯坦利公司因为在新泽西州建有备份系统,第三天就恢复了营业。可见,加强档案风险管理十分必要。
2001年,ISO15489就强调对文件风险进行评估、分析与应对。2004年,国际文件管理与行政工作者协会(ARMA)出版了《文件与信息的风险管理》,为各国文件管理人员提供风险管理方法论指导;欧洲数字保护中心(DCC)和欧洲数字保护(DPE)课题组研制了《基于风险评估的数字仓储审计方法》。2009年,我国DA/T42要求:“制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害,企业应制订档案抢救应急措施,包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复,应制订应急预案。”构建档案风险管理体系、制订档案管理应急预案,已经成为现代企业档案工作的重要一环。
九、境外档案监管
近年来,随着经济全球化日益加速、对外开放程度不断加深,我国国有企业纷纷“走出去”,在境外投资设厂、开展业务,从而产生了大量境外档案。由于诸多原因,许多国有企业境外档案监督不力、管理混乱,导致大量国有资产流失,国家核心经济秘密频繁外泄,企业经营风险急剧增加。为此,2005年,国家档案局印发了《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》,要求“母体公司要逐步建立和完善驻外机构和境外企业档案工作管理体制”。2009年,国资委和国家档案局印发了《关于进一步加强**企业档案工作的意见》,其中强调要“加强境外企业和机构的档案管理”。
由于国有企业境外档案的特殊性、境外档案工作所处环境的特殊性,尤其是境内外档案法律、制度、语言、文化、传统等方面的差异性,给国有企业境外档案监管带来了特殊挑战,提出了特殊要求。为此,国有企业境外档案监管应遵循两项基本原则——“双重遵从”(同时遵从中国和所在国家或地区的档案法律法规)、“双向包容”(相互包容中国和所在国家或地区的档案文化传统);把握三个关键控制点——境外文件归档范围与保管期限表的确定,覆盖全球的档案管理系统的构建,境外档案向境内移交方法的选择。
十、云计算和大数据
云计算(Cloud Computing)和大数据(Big Data)是当前信息化发展的两大重要趋势,对各行各业都将产生深远影响。和企业其他活动一样,档案管理必须适应云计算和大数据的特点与要求,进行思想理念、业务模式与管理方式的变革。一是档案概念的泛化。即树立“大档案观”,将一切具有保存价值的信息记录视为档案,而不论其所处过程、载体、类型、格式、保存期限如何。这意味着,凡记录皆档案,文件产生“一瞬间”即是档案。二是档案云平台的建设。即基于“云架构”,打造覆盖企业各个部门、系统和业务的统一、高效档案资源管理与服务平台。三是档案存储与知识挖掘。大数据的核心应用之一是预测,而预测依赖于历史数据的积累和挖掘。这就对档案的海量存储和知识挖掘提出了更高的要求。企业档案工作的重心将从“数字化”转变为“数据化”。四是档案安全问题更加严峻与复杂。
4、国际档案日的国际档案日的来历
2007年11月,为了庆祝2008年6月9日ICA成立60周年纪念日,ICA全体成员在于加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定,将每年的6月9日定为国际档案日。
5、2015年国际档案日是第几个国际档案日
第三个。
国际档案日”是由国际档案理事会发起设立的。1948年6月9日至11日,位于巴黎的联合国教科文组织召开了一场专家会议,来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流,经大家讨论决定成立国际档案理事会,会上同时通过了理事会的第一份章程。章程中指出,世界各国的档案工作者应共同努力“为了全人类”保护好档案,开展鉴定并提供利用;档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。2007年11月,为了庆祝2008年6月9日国际档案理事会成立60周年纪念日,理事会全体成员在加拿大魁北克举行年度全体会议并投票决定,将每年的6月9月定为国际档案日。
追根溯源,国际档案工作迄今已经有65年的历史。档案作为保护、研究和展示人类历史文化遗产和人类环境物证的文化教育和传播载体,是一个国家、一个民族传承和展示文明成就和发展水平的重要窗口。档案在保护、研究和展示民族无形遗产,传承和弘扬民族优秀文化传统,普及科学文化知识,提高人民群众科学文化素养和思想道德水平,促进社会主义精神文明、物质文明、政治文明和生态文明建设等方面具有独特的不可替代的作用。保护和传承人类历史文化无形遗产,是人类的共同历史使命。
6、信息化时代的表现
人类进入信息化时代 激发网络经济新活力
信息化时代人类正在由工业化时代进入信息化时代,经济学家们普遍认为,进入21世纪后,信息将成为第一生产要素,同时将构成信息化社会的重要技术物质基础。工业社会的庞大结构将解体,然后将集中进行调控,分散在各个销售市场进行生产,这就是当前进展最快、影响重大的经济全球化趋势,并在该趋势推动下出现难以估量的跨国企业。这一切,都将依赖一种极其重要的生产要素--信息。因此,各国朝野、企业家、科学家等有识之士无不在追求拥有一个理想的信息资源库。如今,各国大建信息高速公路,电脑广泛普及,这就给形成全球性的信息库和信息交换中心奠定了可靠和重要的技术物质基础,这个信息库和信息交换中心就是全球互联网。
潜力无穷的信息索取和信息交换中心
为何将互联网称为信息库和信息交换中心?这是因为它具有潜力无穷的信息索取和信息交换两种机能。如今,进入互联网已很简单,只要一台电脑、一个调制解调器和一根电话线,经向地区互联网服务中心申请就可加入互联网络。目前总共有1.15亿台电脑与之联接,其中发达国家约占一半,用户用不到打一次国内电话的钱就可以向世界任何一个地方发出一封电子邮件、一份合同或一种产品信息,可以在网络上交换理论研究成果,实现技术转让或商品交易。至于向互联网索取的信息就更多了。据统计,世界各国许多信息中心、数据库、公共图书馆、研究院等都已经或淮备与互联网联通。据美国报业协会统计,2002年底仅发达国家通过网络管理系统向全世界提供的报纸文字、照片的报社已达60000家。预计到2004年,而全世界权威的公共图书馆,馆藏资料中的85%可入网,2005年这个比例可达90%。由此可见,将互联网喻为全球信息资源中心并不为过,而且该中心对国际政治、经济、科学、教育乃至人们的生活行为都将产生日益重要的影响,这种影响带来的结果将难以预料。 在互联网应用方面,当前最热门的项目之一是内部网。据引用国际数据服务公司的调查,2002年94%的英国公司和瑞典公司、88的德国公司和85%的法国公司已开始建设内部网。世界上所有著名的汽车公司均已开始实现网络销售和服务,并努力逐步做到按用户需要设计小汽车。至于零售业,更是不甘落后。美国商务部的一项调查说,美国零售业最大的100家公司已建成全球网络超市,并引用美国一家财团的调查说,互联网作为全球最佳信息库和信息交流中心的两个特点,对商业零售最为有利,因为以往世界上许多国家的用户难以买到名牌商品,但通过互联网可以如愿以偿,发达国家拥有的名牌商品最多,无疑在网络商业中占有优势。
世界上最大的超市沃尔玛公司2000年10月推出自己的网络接入服务。沃尔玛同时称它将为用户提供包月制的网络接入服务,而且月租费还不到10美元。这一被称为“沃尔玛接入”的网络接入服务行动采用了美国在线的CompuServe平台。沃尔玛与美国在线在1999年12月结为合作伙伴,以前,沃尔玛曾打算推出这一计划,但由于种种原因该计划一度搁浅至今。当前,大多数ISP采用了网络接入服务的低收费政策,沃尔玛也表示今年将投入超出去年10亿美元--90亿美元的巨额资金用于网络接入服务的投资。 网上信息沟通和交换正在革新传统的科研方式。如今,互联网和计算机使全球研究人员结成新的亲密关系,以从事科研工作的新方式迅速替代知识界古老的传统。目前,全世界已有超过850万名科学家与不断扩展的互连网络联网。与科研有关的互连网络现在已超过2.2万个,它们纵横交错,可以把孤独一人坐在计算机屏幕前的科研人员同遥远的实验室和超级计算机、其它大陆的同行们联系起来。
美国天体物理学家拉里·斯马尔评述说:“这是自从古登堡(15世世德国工匠,他发明的活字印刷术一直沿用到20世纪都没有什么重大改变)以来所发生的最根本的变化。他说,“这种相互连接的纪的网络对时空提出挑战,它把距离和时间缩小到零。这就好像世界上所有的科学家都坐在一间屋里,这无疑是对传统科研方式的一个很大的冲击。”
1993年3月,伍兹霍尔海洋研究所的一个机器人探测了加利福尼亚湾的海底,当时就显示出这种网络威力的苗头。这个机器人在一英里以下的海水中,仔细考察了地热裂口和奇形怪状的生命形式。它获得的原始资料通过一条系管传到水面船上,然后通过卫星和互联网传给全世界的计算机网和科研人员。纽约工业大学的环境科学家将要开拓一个崭新的领域:他们要通过计算机把隐藏在全世界成千上万台计算机中宝贵的环境数据挖掘出来,例如在华盛顿环境保护局、在日内瓦的世界卫生组织和拥有大量卫星数据的航天局中的资料。科学家们的目的是使这些难以触及到的档案通过互联网供世界各地的科学家分析使用。
新墨西哥州国立洛斯阿拉莫斯实验室的物理学家保罗·金斯帕格说,通过这种网络,阿根廷、澳大利亚、中国、英国、美国等100个国家和地区可以读到他的在电子刊物上刊登的物理学文章的初稿。 美国佛罗斯特-沙里文市场咨询公司的调查报告说,虽然几经挫折,但网络经济仍然生气勃勃。这篇报告讨论了电子商务的状况,调查了世界各国公司和消费者使用高科技的情况,是在对38个国家数千经理、公司总裁及消费者调查的基础上而成。
报告说,通过互联网交换信息和履行必要的手续,世界上大约50%的生意可以在全球范围竞争。传统上在办公楼里做生意的公司,现在都在高科技上大量投资。在2001年电子世界概览研究过程中,了解到在电子商务革命中起举足轻重作用的,正是那些在办公楼里做生意的传统公司。网上的电子商务公司在因特网经济中只占大约4.5%~5.5%左右。目前各公司都希望下个年度把网上收入增加4%~7%,在全世界范围是5万亿美元。 互联网的普及不断加快使移动通信可以最大限度的发挥作用。目前,消费者如何使用互联网正发生一场革命,越来越多的用户开始手机或手提电脑上网,而不是使用传统式电脑上网。预计,到2005年,有70%的互联网用户会成为手机用户。
信息技术的革命将掀起新时代的信息革命,它将彻底改变经济增长方式以及世界经济格局,带领社会进入网络经济时代。
社会的信息化,亦既是信息社会。信息化是人类社会进步发展到一定阶段所产生的一个新阶段, 是建立在计算机技术、数字化技术和生物工程技术等先进技术基础上产生的。信息化使人类以更快更便捷的方式获得并传递人类创造的一切文明成果;消费为主的阶段的转变。有人把信息化归纳为四化和四性。
7、中国首届"国际档案日"纪念活动开展于哪一年
中国首届“国际档案日”纪念活动开展于2012 年 6 月 9 日
8、中华人民共和国国家档案局的国际交流
马耳他国际档案圆桌会议对档案教育培训提出要求 2010年01月22日
国际档案理事会章程 2007年12月31日
中国参与国际档案理事会事务情况 2007年12月31日
国际档案理事会东亚地区分会简介 2007年12月31日
国际档案理事会简介 2007年12月31日
第38届国际档案圆桌会议报告摘要 2007年12月30日
国际档案理事会历史上首次在全世界范围内以投票方式选举管理机构的官员 2007年12月30日
国际档案理事会最新出版物 2007年12月30日
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国际档案理事会在专业计划方面的变革求新 2007年12月30日
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国际档案理事会新成立两个业务处 2007年12月30日 《中国档案文献遗产名录》—第一部世界记忆国家名录 2007年12月31日
“清代金榜”简介 2007年12月31日
“清朝金榜”入选“世界记忆名录” 2007年12月31日
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世界记忆工程简介 2007年12月30日 意大利档案工作者的专业水平认证方法 2007年12月31日
荷兰档案工作专业流动性 2007年12月31日
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