文件信息化控制管理

1、文件管理的功能

① 集中存储，统一的文档共享
②权限管理，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作
③ 全文索引，可以索引Office、PDF等文件内容，快速从海量资料中精准查找所需文件
④ 文档审计，描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。
⑤ 版本管理，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。
⑥ 自动编号，可自由组合设计编号规则。
⑦ 锁定保护，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。
⑧ 规则应用，系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。
⑨ 存储加密，文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。
⑩数据备份，支持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作。
⑪ 文档借阅，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。
⑫ 审批流程，可自定义审批流程，实现流程固化，解决企业内部流程审批混乱的问题。
⑬ 统计报表，自动统计人员、部门文档使用情况和文档的存储情况
随着信息化进程，文件管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题：
① 海量文件存储，文档存储分散，管理困难；
② 查找缓慢，效率低下；
③文件版本管理混乱；
④ 文件安全缺乏保障；
⑤ 文档的命名和存储无法规范化；
⑥ 文件无法有效协作共享；
⑦ 知识管理举步维艰等。
所以文件管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

2、文件管理是什么功能？

您好，以下是详细作答。
文件管理
操作系统的五大职能之一，主要涉及文件的逻辑组织和物理组织，目录的结构和管理
文件管理是操作系统中一项重要的功能。其重要性在于，在现代计算机系统中，用户的程序和数据，操作系统自身的程序和数据，甚至各种输出输入设备，都是以文件形式出现的。可以说，尽管文件有多种存储介质可以使用，如硬盘、软盘，光盘，闪存，记忆棒等等，但是，它们都以文件的形式出现在操作系统的管理者和用户面前。
所谓文件管理，就是操作系统中实现文件统一管理的一组软件、被管理的文件以及为实施文件管理所需要的一些数据结构的总称(是操作系统中负责存取和管理文件信息的机构)
从系统角度来看，文件系统是对文件存储器的存储空间进行组织，分配和回收，负责文件的存储，检索，共享和保护。
从用户角度来看，文件系统主要是实现"按名取存"，文件系统的用户只要知道所需文件的文件名，就可存取文件中的信息，而无需知道这些文件究竟存放在什么地方。
文件系统作为一个统一的信息管理机制.
[编辑本段]功能
①统一管理文件存储空间(即外存)，实施存储空间的分配与回收。
②确定文件信息的存放位置及存放形式。
③实现文件从名字空间到外存地址空间的映射，即实现文件的按名存取。
④有效实现对文件的各种控制操作(如建立、撤销、打开、关闭文件等)和存取操作(如读、写、修改、复制、转储等)
随着信息化进程，文件管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题:海量文件存储，管理困难;查找缓慢，效率低下;文件版本管理混乱;文件安全缺乏保障;文件无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。所以文件管理逐渐成为国内外业界研究的热点。
[编辑本段]目前国外的文件管理系统包括有
:
DocMgr,使用的是postgresql数据库
KnowledgeTree
Document
Management,除了开源的版本，还有商业版本可用
MyDMS
owl
其他flickr、yupoo等在线图片管理网站，只能管理图片，不能管理其他类型的文件
国内的文件管理系统，包括有:
易度文档管理系统,帮助企业解决文档的存储、安全管理、查找、在线查看、协作编写及文档发布控制等问题。
开始文档管理系统等。
很开心能够帮助您。

3、文件管理软件的文件管理软件

国内的文件管理软件，包括有：
致得E6协同文档管理系统，基于对文档管理、ISO文控和协同工作所设计，实现了以文档管理为核心，以多媒体管理、纸质文档数字化、CAD工程图纸管理、ISO文件控制、安全防扩散泄密等多种应用与技术手段，满足企业高效协同工作的需求。
KASS文档管理系统，专用于替代企业现有文件服务器与FTP服务器，为企业搭建统一文件管理平台，实现标准规范的文件共享管理，满足企业的最基本文件管理需求。
KFS分布式文件系统,有效满足企业海量文件存储、文件异地存储、集中备份、区域文件传输等服务。
TeamDoc文档管理系统软件集文档安全储存、文件加密，版本追踪，用户权限管理与一体，防泄密、防拷贝、防打印，实现企业内部文档有序安全共享，协同编辑，为用户提供最实用、最完善的文档管理解决方案。
易度文件管理软件,edodocs .com,帮助企业解决文档的存储、安全管理、查找、在线查看、协作编写及文档发布控制等问题。
三品EDM图文档管理系统功能点：文件集中、版本管理、文件归档、文档变更、发布管理、权限分配、搜索定位、流程审批、编码器、圈红批阅、邮件提醒、万能浏览器、产品结构管理、标准物料库、BOM管理、BOM版本、零件变更等。
求索文件管理系统采用先进的分布式数据库存储技术，支持任意格式任意大小的电子信息文件的集中管理，是企业文档管理，信息化建设的首选产品。广泛适用于各行业海量的办公文件管理、设计图纸管理、机密文档管理、私密照片管理、音像资料管理、媒体资源管理
目前国外的文件管理软件，包括有：
DocMgr,使用的是postgresql数据库
KnowledgeTree Document Management,除了开源的版本，还有商业版本可用
MyDMS
owl
其他flickr、yupoo等在线图片管理网站，只能管理图片，不能管理其他类型的文件

4、如何做到档案信息化管理

易度档案管理系统是广州润普网络科技有限公司专门为档案管理设计开发的软件系统，遵循国家档案局《归档文件整理规则》内容和集中统一管理档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。它具备高效、高质、简单、实用的特点。

使用易度档案管理系统，可全面管理电子档案资料 ，从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。

5、企业的信息化管理应该怎么用软件去实现？

鼎捷软件PDM在制造业的开源利器法宝

1． 通过神州数码PDM系统，建立了完善的分类体系，保证了产品、零部件信息的完整性、有效性、规范性，通过重复利用产品零部件信息达到提高工作效率的目的。

2． 利用PDM系统建立图文档电子仓库，对电子的设计图纸、工艺文件和技术文档集中管理，形成企业级的技术知识库，让各部门人员能根据各种条件快速地查找和检索到所需的信息，并保证数据在权限控制范围内随时访问，实现数据共享，避免非法调用、修改和泄密。

3． 利用PDM管理产品数据并进行电子分发，通过网络系统自动发布信息，实现数据及信息的快速传送，同时只生成和管理少量生产必需的纸质文件。

4． 通过PDM管理产品结构数据并自动生成所需的BOM清单，并为ERP等管理系统准备好前端的基础数据。

5． 建立零件族系统，既提供了规范化的产品、零部件技术参数分类体系，又提供了根据技术参数信息快速定位物料及图纸等产品数据的查询手段。针对于小原公司产品种类繁多，零部件数量庞大且技术参数复杂的特点，大大提高了小原设计人员在“数据海洋”中检索关键信息的效率。

6． 实现ERP与PDM两个系统的集成（互操作级集成），由PDM系统将零部件、BOM及工艺路线等数据传递给ERP，从而减少人工的重复录入及转换工作。

7． 通过PDM建立产品成本计算的规范，由PDM系统自动根据产品的零部件及BOM信息，结合从ERP系统中获得最新的价格信息来进行产品成本的计算和汇总统计。

6、如何实现档案管理信息化管理

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢？笔者认为，必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

7、如何用软件实现企业信息化管理？

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1． 通过神州数码PDM系统，建立了完善的分类体系，保证了产品、零部件信息的完整性、有效性、规范性，通过重复利用产品零部件信息达到提高工作效率的目的。

2． 利用PDM系统建立图文档电子仓库，对电子的设计图纸、工艺文件和技术文档集中管理，形成企业级的技术知识库，让各部门人员能根据各种条件快速地查找和检索到所需的信息，并保证数据在权限控制范围内随时访问，实现数据共享，避免非法调用、修改和泄密。

3． 利用PDM管理产品数据并进行电子分发，通过网络系统自动发布信息，实现数据及信息的快速传送，同时只生成和管理少量生产必需的纸质文件。

4． 通过PDM管理产品结构数据并自动生成所需的BOM清单，并为ERP等管理系统准备好前端的基础数据。

5． 建立零件族系统，既提供了规范化的产品、零部件技术参数分类体系，又提供了根据技术参数信息快速定位物料及图纸等产品数据的查询手段。针对于小原公司产品种类繁多，零部件数量庞大且技术参数复杂的特点，大大提高了小原设计人员在“数据海洋”中检索关键信息的效率。

6． 实现ERP与PDM两个系统的集成（互操作级集成），由PDM系统将零部件、BOM及工艺路线等数据传递给ERP，从而减少人工的重复录入及转换工作。

7． 通过PDM建立产品成本计算的规范，由PDM系统自动根据产品的零部件及BOM信息，结合从ERP系统中获得最新的价格信息来进行产品成本的计算和汇总统计。

8、如何实现人大会议（三会）文件管理的信息化改造？

常委会议事规则规定，在常委会会议举行前，要将开会日期、地点、建议会议审议的议题以及相关文件等，通知常委会组成人员和列席会议的人员，会议通知、打印文件以及邮寄出去都需要占据工作人员大量的时间，之后，还要汇总是否参加会议的回执情况，文件的签收情况等，这就形成了一系列劳动强度大、周期长、成本高、耗能多的工作。
因此，人大会议可以采用绍林科技开发的会博通会议文件管理系统，全面实现会议管理的数字化。
会议前，可按议事规则规定的时间，通过网络发送会议通知和文件，这些文件，可从OA系统中导入，亦可直接在会议文件管理系统中完成起草、会签和签发的全过程，同时，常委们使用手机或平板电脑，便可接收会议通知与文件，并且，实现了自动签收，自动发送是否参加会议的回执等。”
会议时，可同步阅读文件，并可把新增加的会议文件即时上传到系统，供常委们即时阅读，手写修改，并将修改意见及时发送到意见收集箱。开会再也不用纸质文件了，既节约了资源，也避免了不够时间印刷文件造成议程延误的尴尬。
会议后，会议文件储存在云端，方便常委们随时查阅参考，不再需要携带沉重的纸质文件奔波。并且，系统提供的即时交流工具，常委们可充分利用碎片化时间，进行工作交流。同时，内部微博使常委们有了个人工作与形象的展示平台。
佛山市人大常委会使用会博通会议文件管理系统后，实现了会议文件管理的数字化，会议通知与文件传递的网络化和签收的自动化，阅读的电子化以及常委交流的即时化。
从此，丢掉了过于沉重以及有违节能环保的纸质文件，在节约成本的同时，优化了会议工作模式，提高了会务工作效率与质量，省人大相关部门领导考察后，亦给予了好评。